Как организовать бизнес-мероприятие, которым все останутся довольны

Бизнес-завтраки

Деловое мероприятие за завтраком — отличный способ коммуникации по нескольким причинам. Первая — большинство участников смогут прийти на встречу, не прерывая рабочий день. Вторая — многочисленные исследования показывают, что раннее утро — это наиболее активная и продуктивная фаза для большинства людей.

Для начала нужно выбрать место и время проведения мероприятия. Это может быть классический ранний завтрак, начинающийся в 8-9 утра, или поздний, так называемый бранч — в 10-11 утра. Идеальным местом будет зал для нетворкинга — большое стильное пространство, столы и светлое помещение — все, что нужно для хорошего начала дня.

Следующее, что стоит предусмотреть, — энергичные спикеры и позитивная атмосфера. Помни — приглашенные гости просыпаются раньше обычного и отказываются от своей утренней рутины, чтобы посетить твое мероприятие. Важно сделать так, чтобы их жертвы того стоили. Спикеры на бизнес-завтраке должны быть мотивирующими, презентации — вдохновляющими, тренинги — оптимистичными. Люди хотят начать свой день на позитивной ноте, поэтому дай им контент, который подпитывает это желание.

Самое главное в подготовке бизнес-завтрака — сбалансированное меню и хороший кофе. При этом кофейный сервиз должен быть доступен гостям, как только они переступают порог зала. Убедись, что обслуживание быстрое, не экономь на качестве. С едой та же ситуация — на завтрак люди придут голодными, поэтому твоя задача — накормить их вкусно и сытно.

Лучшим форматом подачи блюд будет шведский стол. А чтобы гостям было удобно, нанимай кейтеринговую компанию, которая сможет доставить еду в персональных емкостях. Например, Bankatering не только гарантирует отличное качество и вкус, но и делает сервировку фуршетного стола, а после мероприятия возвращается за баночками и декором. У них широкий выбор позиций в меню. Для бизнес-завтрака ты можешь заказать сеты мини-брускетт, сэндвичей, десертов или выбрать уже готовые комбинации бизнес-завтраков.

Конференции

Первое, что следует сделать, — определиться с темой конференции. Подумай, какое объединяющее послание будут транслировать докладчики и какой ключевой вывод должны сделать участники мероприятия. Лучшие названия тем — запоминающиеся, близкие и вызывающие эмоциональный отклик. Например, «Сильнее как команда» звучит эффектнее, чем «Достижение повышенной эффективности за счет расширения межфункционального сотрудничества».

Следующий шаг — приглашение спикеров. Чтобы конференция была интересной и полезной, сделай упор на докладчиков-практиков и на наличие кейсов из опыта. Просмотри их презентации не позднее чем за две недели до начала мероприятия. Это обязательно нужно сделать заранее, так как если ты обнаружишь, что часть содержания докладов пересекается, сможешь договориться со спикерами об изменении повторяющихся частей.

Далее подумай о сценарии мероприятия. Самой эффективной формулой контента конференции считается 25-50-25. Здесь 25% — это новая информация, 50% — кейсы из жизни и еще 25% — обратная связь. Часто конференции проходят в несколько дней и включают в себя развлекательную программу, чтобы участники не уставали от постоянной мозговой деятельности.

И последнее, что следует предусмотреть, — наличие напитков на площадке. Формат конференций, как правило, не предполагает фуршета, но холодная вода, горячие чай и кофе должны быть обязательно.

Семинары

Выбор темы и цели проведения семинара определяется в зависимости от его вида. Если мероприятие проводит руководство компании, для него главным будет решение производственных проблем. Но в любом из случаев место проведения такого события должно предусматривать посадку большого количества людей — зависит от того, сколько участников ты пригласишь.

Подумай о том, каких спикеров пригласить, и за неделю до семинара проверь их презентации. А за день до начала мероприятия проведи дежурный созвон — это необходимо для того, чтобы успеть внести изменения в программу, если вдруг кто-то из спикеров в последний момент откажется от участия.

Заранее организуй питание на встрече. Длительность проведения тренингов или семинаров варьируется от нескольких часов до нескольких дней. И в любом из случаев на них обязательно должно быть предусмотрен фуршет или хотя бы кофе-брейк. Его будет достаточно, если длительность мероприятия не превышает 3-4 часов. Этот перекус дает возможность расслабиться, переключиться с потока информации на общение с другими участниками. Обычно во время кофе-брейка предлагают сладости, так как глюкоза положительно влияет на мозг и помогает лучше воспринимать новые знания. Компания Bankatering доставляет десерты в баночках, различные виды канапе, кейк попсы, а также свежую выпечку и оформляет фуршетную зону под стиль мероприятия.

В случае, когда семинар проводится в течении нескольких дней, важно закладывать не только перерывы на кофе-брейк, но и возможность полноценного горячего обеда. Заранее договорись с кейтеринговой компанией Bankatering — они не только предоставят все необходимое от продуктов до посуды, но и позаботятся об уборке помещения, в котором будет проводиться семинар.

Интересным решением, которое выделит твою встречу, будет организация мероприятия в мероприятии. Эта тавтология означает формирование VIP-части для приглашенных гостей. Это может быть отельный ужин, круглый стол или пресс-конференция.

Корпоративные праздники

Обычные вечеринки с алкоголем уже давно наскучили, поэтому выбери особенный формат для оригинального и веселого корпоратива. Это может быть тематический вечер по мотивам фильма или книги либо просто мероприятие развлекательной программой: викторинами, тимбилдинг-играми и конкурсами.

Далее подготовь приблизительный сценарий праздника и найми ведущего. Его задача — координировать гостей и следить за тем, чтобы всем было, чем заняться. Не нужно всех рассаживать за столы, как на свадьбе — пусть на вечеринке будет много интерактива. Ты можешь даже арендовать фотобудку или нанять карикатуриста.

Следующее — продумай детали и будь готов к неожиданностям. Придумай пару конкурсов в темноте, если выключат свет, или вызови запасной автобус, если праздник проходит не в городе.

Последний шаг — спланируй меню. Подготовь как закуски, так и горячие блюда. Обсуди с коллегами их предпочтения — если в команде есть вегетарианцы или веганы, делай заказ в кейтеринговой компании, которая предоставляет постную еду. Например, Bankatering готовит огромное количество блюд без мяса и других животных продуктов. А сделать заказ и рассчитать его стоимость ты можешь прямо у них на сайте.