5 вещей, которые пригодятся во время онлайн-переговоров

Диана Малечева
14 марта, 2022
11.6k
0
Бизнес
в избранное
партнерский материал

В любых переговорах есть правила игры, а еще десятки школ, техники, стратегии и тактики. Но мало кто говорит об особенностях переговоров онлайн. Вместе с приложением REC — Screen Recorder расскажем о вещах, которые пригодятся для выстраивания диалога в видео- и аудиоконференциях.

1. Выключенная камера

Использовать видео во время переговоров совсем не обязательно. Даже наоборот, камеру советуют выключать. По результатам исследования американских ученых из Университета Карнеги-Меллона, люди отвлекаются на происходящее на экране. Связь часто бывает нестабильной, что вызывает раздражение у участников конференции. У тех, кто общался с помощью видео, в итоге повысился уровень стресса и снизился коллективный интеллект. В таких условиях невозможно вести продуктивный диалог.

2. План разговора

Во время переговоров важно найти точки соприкосновения по конкретным вопросам. Поэтому стоит заранее составить план и держать его под рукой во время звонка. В этом могут помочь карточки от Джима Кемпа — американского автора методики переговоров. В своей книге «Сначала скажи «нет» он советует составлять план по следующей схеме:

Название переговоров. Оно нужно, чтобы настроиться на работу и подготовить нужную информацию.

Миссия. То, что нужно получить от переговоров, — это самый важный пункт. Миссию формируют с позиции клиента. Например, почему ему стоит заплатить именно этой фирме, если на рынке есть более дешевые предложения. Нужно рассказать, что работа будет сделана качественнее и лучше, чем у других.

Багаж. Это контекст переговоров: о чем договорились в прошлый раз, какие есть проблемы, как их можно решить и т. д. Об этом обычно говорят в начале встречи. Например, после прошлых переговоров оказалось, что работы по созданию сайта требуют больше времени, и теперь вопрос: сдвигать сроки или немного упростить функционал?

Бюджет. Это деньги и время, эмоции и энергия, которые были и будут затрачены на переговоры. Например, на встречу есть только 20 минут, а не час, как предполагалось ранее. Ваш коллега крайне раздражительный после того, как вы не сделали работу в срок. Все эти вещи нужно учитывать перед началом разговора.

Какое решение я хочу принять. Четко сформулировать, что нужно от переговоров лично тебе. Например, согласовать с руководством конкретный план действий по контракту: кто, что и к какому сроку делает.

План разговора. Здесь можно написать как общие пункты, так и полный текст речи.

3. Дополнительные участники и материалы

В общении по видеосвязи для презентации идеи нужен только человек, который ее придумал. Но для того, чтобы раскрыть ее глубже, нужно привлекать дизайнеров, программистов и других членов команды. Подумай, сколько человек должно участвовать в разговоре, и рассчитай время так, чтобы каждый мог высказаться. В соответствии с интернет-этикетом добавлять их в конференцию следует заранее, а не во время самих переговоров.

Теоретики спорят, нужны ли на переговорах дополнительные материалы и презентации. Единого мнения нет, но любую демонстрацию также следует планировать заранее. За полчаса до встречи проверить все файлы, а за пять минут до начала — открыть их и не закрывать до конца переговоров. Так участники диалога не потратят свое и чужое время.

Демонстрацию презентаций сделает проще с REC — Screen Recorder. Эта программа записывает видео и звук с экрана в высоком разрешении. Полученный ролик можно сохранить на любом носителе, отправить его через мессенджеры и по электронной почте или загрузить на виртуальный диск. Видео можно отредактировать, вставить логотип компании. Его можно воспроизвести прямо на переговорах или заранее отправить партнерам, чтобы они ознакомились с важной информацией.

4. Корпоративный чат

Во время общения с клиентом вся команда должна оставаться на связи. Если что-то пойдет не по плану, нужно быстро сориентироваться. Например, возникнет дополнительный вопрос, который можно будет решить прямо на месте. Тогда координатор свяжется с членом команды, который даст обратную связь.

Но иногда бывает, что на обсуждение нужно больше времени. Тогда бери паузу. Она нужна, когда невозможно дать четкого ответа здесь и сейчас. Например, не совсем понятно, сколько времени займет работа. Тогда ставить условный срок неправильно, потому что он может быть просрочен по разным причинам. Пауза позволит после переговоров обсудить с коллегами сложный вопрос и дать подготовленный ответ.

При этом важно придерживаться определенных правил. Нельзя, чтобы во время переговоров были слышны звуки отправки или получения сообщений. По результатам опроса телеграмм-канала «Цифровой этикет», 92,4% россиян считают недопустимым появление во время онлайн-беседы посторонних шумов и звуков уведомлений.

5. Запись экрана

Во время видео- и аудиозвонков всю информацию нужно фиксировать. Делать это можно конспективно, но некоторые вещи стоит записать дословно. Например, клиент объясняет бриф для выполнения заказа. Тогда не обойтись без специальной программы. Конечно, сначала нужно предупредить партнеров о производимой записи.

Для фиксации информации диктофон подходит плохо, он улавливает лишние шумы, и в целом с ним трудно работать. Проще скачать бесплатную программу для записи экрана. Приложение REC — Screen Recorder фиксирует видео в высоком HD, FHD и UHD разрешении. Туда также записывается звук из микрофона. Никаких ограничений по времени нет.

Screen Recorder можно использовать для видеозвонков и трансляций. Приложение работает поверх других окон и не дает экрану погаснуть. Запись можно приостановить и продолжить в любой момент. Редактируй полученные файлы прямо в программе, обрезай и склеивай видео.

Программа REC — Screen Recorder станет отличным помощником при проведении переговоров. Она абсолютно бесплатна и доступна на 30 языках. В ней можно настроить все, как тебе нужно. Сохраняй файлы во внутреннюю память или на внешние носители. Делись видео с коллегами или загружай его на YouTube. Это отличный инструмент для тех, кто любит держать дела под контролем.

Установить приложение для Android