Симпатия к упорядоченности: плюсы чек-листов и списков задач

в избранное
brodude.ru_29.07.2015_6W8kPdv7fbYsp

В современную эпоху мы знаем больше, чем когда-либо прежде, а информация никогда не была так легко доступна. И все же отдельные лица и организации часто не в силах пользоваться всеми этими знаниями. Количество знаний растёт, а способ их упорядочения всё никак не изобретут.
Суть всей проблемы в том, что в то время, как мир вокруг нас становится все более и более сложным, мы все еще застряли с мозгом, который не сильно изменился за последние 100000 лет. Нет, изменения, конечно, что называется, на лицо, и мы гораздо умнее прапрабабушки-обезьянки, но за растущими объёмами знаний и информации не успеваем. Конечно, благодаря таким кладезям, как книги и компьютеры, можно увеличить объемы знаний, да ещё полно различных тренировок для памяти. Но даже постоянные тренировки и работа над своими знаниями не помогают преодолеть наши предубеждения, когнитивные недостатки и внутреннюю забывчивость. И несмотря на обильно цветущий, как брюссельская капуста жарким бельгийским днём, мозг, мы продолжаем раз за разом делать глупые ошибки.

Но что, если существует инструмент, который может помочь нам избежать неправильного применения знаний, преодолеть когнитивные недостатки и может сделать нас более информированными?
Есть один способ: всего-навсего обычный список задач.

Сила списка – в его содержимом

Когда ты слышишь слово «перечень», то, вероятно, первая ассоциация, которая приходит на ум, это ежедневный/еженедельный список дел. В список дел ты записываешь первостепенные задачи. Потом ещё, и ещё – и так до самой смерти, вся жизнь через перечень. Но речь не об этом.

Кто-то скажет, что все эти списки ужасно нудное и, что характерно, неэффективное дело. Однако всё это враки! Это очень полезный инструмент, который способствует процветанию твоего бизнеса и тебя как личности. На самом деле очень дисциплинирует. Если не веришь нам, то прочти очень убедительную книгу Атула Гаванде «The Checklist Manifesto», в которой всё разложено по полочкам.

Но ведь книжку нужно найти, купить, ещё читать, это надо, чтобы голова работала… Слишком сложно. А ты нам по-прежнему не веришь. Тогда вот ещё один красноречивый исторический пример.
Слышал про славные бомбардировщики Б-17, которые американские лётчики меж собой называли «Летающая крепость»? Конечно, слышал. Но знал ли ты, что если бы не было простого перечня, то о нём бы никто никогда не узнал. Вот как это было. В 1930-е годы ВВС США провели конкурс для производителей самолетов, борющихся заключить контракт на строительство «дальнего» бомбардировщика. Самым явным фаворитом выглядел Боинг, создавший эпических размеров вундервафлю, которая летала дальше, быстрее, вмещала в себя больше бомб и выглядела устрашающе. Казалось бы, понятно, кто победит. «Летающая крепость» даже своей тенью затмевала конкурентов. Осталось только сделать показательный залёт – и контракт на руках у парней из «Боинга». Шампанское было заложено в рефрижераторы, бокалы отполированы, а самолет взлетел, поднялся на 300 футов и озарил небо своим… взрывом, разлетевшись вместе с пилотом на мелкие куски.

Как показало расследование, дело было не в неисправности самолёта, а в элементарной ошибке пилота. Самый быстрый, надёжный и опасный бомбардировщик того времени был слишком сложным в управлении, так что привыкший к примитивизму пилот просто не справился с летучей махиной. Для нормального полёта летчик должен был обратить внимание на четыре различных двигателя, убирающиеся шасси, закрылки, сотню диковинных для того времени переключателей и на многое, многое другое. Сейчас это стандартное оснащение любого аэроплана, но в те времена бомбардировщик стал настоящим прорывом в военной авиации. Поэтому пилот был так занят всеми этими причиндалами, что забыл отключить стопор рулей, используемый при стоянке самолёта на аэродроме.

Воздушный Корпус сделал вывод, что модель Боинг была слишком сложной для пилотов, и контракт был подписан с более примитивным Douglas B-18 Bolo.
Но военные все-таки купили несколько Боингов чисто ради эксперимента. Просто некоторые летчики-испытатели разглядели в оскандалившемся бомбардировщике колоссальный потенциал, да и просто было интересно полетать на такой махине. Летчики, они ведь народ безбашенный. Вместо того чтобы требовать дополнительное обучение, летчики-испытатели составили простой перечень для предварительного полета. Они просто-напросто прописали все основные задачи, необходимые для успешного управления самолетом, и пункты, на которые надо обратить внимание перед взлётом. С перечнем летчики пролетели 1,8 млн миль без единой аварии. Благодаря простому контрольному списку прозревшая армия итоге заказала тринадцать тысяч бомбардировщиков и Б-17 взлетели в анналы военной истории.

Составляем перечень

Итак, представь, что ты оказался на вершине мира в дорогих туфлях и с безумной копной волос, как у Дональда Трампа. И от нечего делать ты решил построить небоскреб. И тебе для этого нужно организовать работу большой разношерстной команды, в которую входят: инженеры всех видов, электрики, сантехники, плотники, монтажники, экскаваторщики, оконные монтажники, специалисты-экологи, эксперты по безопасности, геологи, производители стали – список можно продолжать и продолжать. И тем не менее, несмотря на сложности современного строительства, компании собирают большие здания быстрее, чем когда-либо.
Как?
Конечно, с помощью этих самых пресловутых списков.

Каждая стройка начинается с массивного контрольного списка задач, который должен быть сделан точно в срок. Учитываются все детали, плотный график – в общем, совершенный инструмент для создания успешного бизнеса, говоря языком рекламы. Благодаря спискам удается держать разношерстную команду в курсе событий и доказать монтажникам, что, пока сантехники не выполнили свою работу, им к делу лучше не приступать.
Современное строительство является прекрасным примером того, как контроль может помочь нам справиться со сложностями современной жизни. В сегодняшнем сложном и взаимозависимом мире неспособность общаться является причиной большинства наших неумений. Разные люди или группы имеют различные объёмы знаний и разное видение. Так что упорядоченность спасёт мир, твою безалаберную душу и твой бизнес.

Плюсы

По сути, всё, что было написано, является своеобразным восхвалением подобных списков. Но вот главные плюсы:

1. Убедись, что необходимый минимум делается. С увеличением сложности приходит искушение пропустить глупую или простую вещь, и вместо этого сосредоточиться на «сексуальной» части своей работы и жизни. Но как говорится, вся прелесть – в простых вещах, и если ими пренебречь, то можно здорово встрять. Простые вещи отличаются лишь тем, что требуют меньших затрат сил и времени. Учти это.

2. Есть мнение, что все списки задач и перечни – дело сугубо старперское. Мол, молодую, творческую, свободную личность подобные вещи сдерживают, обрубают ей крылья и мешают дальше двигаться. Но тебя же никто не заставляет упорядочивать твой творческий рабочий беспорядок. Речь идёт про остальные дела. Ты же не круглые сутки на работе. Есть и другие вещи. Например, подобный перечень составлял экстравагантный господин Дали.

3. Очень сильно дисциплинирует эта ваша бумажка. К слову, контрольные списки продолжают играть жизненно важную роль в авиации. Каждый раз, когда пилоты и вторые пилоты взлетают и садятся, они устно проходятся по контрольному списку. Многое из того, что они рассматривают, конечно, элементарные вещи. Но когда ты несешь ответственность за жизни 120 пассажиров, ты должен быть дисциплинирован, чтобы быть уверенным в правильности своих действий.
Перечни не дают двоичных ответов, они прививают дисциплину человека, который их использует. Исследования показывают, что данный кому-либо перечень задач увеличивает шансы на его завершение.

4. Списки экономят время. На них часто жалуются, что, мол, они отнимают очень много времени, ещё больше занимает их прохождение. На самом деле списки экономят время в долгосрочной перспективе. Ты потратишь меньше на исправление ошибок и получишь больше времени на конструктивную работу.

Как сделать перечень эффективнее

Просто сделать список шагов, участвующих в решении определенной задачи. Вот лишь некоторые советы:

1. Исследуй свои неудачи и ищи «убийц своего счастья». Взгляни на свою работу или даже на свою личную жизнь. Чувствуешь, что не выполняешь свой максимум? Дела домашние кажутся катастрофой? Изучи себя, узнай, почему ты не получаешь максимальных результатов. Именно выявленные провалы и неудачи будут основой для твоего списка.

2. Фокусируйся на простых, задачах. Мы уже говорили о том, как они важны. Постарайся воплотить в жизнь то, что все оставляют на потом. Вот увидишь, жить станет проще.

3. Если твой чек-лист получился слишком большим и сложным, то придётся его всё-таки сократить. Что же тогда оставить? Обрати внимание на те вещи, задачи и проекты, которые особенно сложны и важны. На них уйдёт больше времени, но и совсем без них нельзя. Никак нельзя. Задачи, от которых зависят все остальные пункты твоего списка, нужно выполнять в первую очередь.

4. Проверяй, насколько эффективен твой список в реальном мире. Если ты все еще испытываешь те же неудачи, или список задач откровенно тебе мешает, то переделай его.

Без подобных перечней была бы невозможна работа врачей, иначе бы все умирали от передоза прописанных лекарств и забытых запланированных операций; работа летчиков, иначе самолёты разбивались бы, едва взлетев; работа строителей, иначе дома рушились бы на стадии внутренней отделки. Учти это. Быть может, обыкновенный чек-лист спасёт и твою, застывшую в неведении душу.