Оптимизация бизнес-процессов: что стоит отдать на аутсорсинг

в избранное
Как только ты закончишь свое обучение в университете, техникуме, колледже или даже школе, самым острым будет вопрос о еде: что закинуть в себя, чтобы не умереть с голода? Брать у родителей как-то не солидно, а значит, придется начать вкалывать. У нас тут Россия, следовательно взять год на «подумать», попутешествовать и мир посмотреть у тебя не выйдет. Честно устроиться на белую зарплату без опыта работы получится разве что в общепит, да и то не во всякий. Начинать карьеру с нуля, чтобы к пятидесяти в офисе с сердцем слечь в могилу, — не совсем то, о чем мы мечтали в детстве.

Мы выросли на историях успеха: миллиардеры начинали с гаражных распродаж, олигархи сколачивали состояния по копейке, а потому мы всегда держим в голове идею открыть свое собственное дело. За него и переживаешь сильнее и выкладываешься на все сто. Дать идею мы тебе не сможем, но подскажем порядок организации бизнеса и о том, на чем тебе удастся сэкономить. А если поможем, то, когда откроешься, зови в гости и давай нам скидку. И расскажем о том, как сохранить качество услуг на высоком уровне и не потерять свое дело.

1. Что такое аутсорсинг и зачем он нужен

Аутсорсинг — передача на основании договора производственных функций сторонним специалистам в конкретной области. Цель его — освобождение пространства и людей от задач, в которых они некомпетентны, экономия средств и повышение производительности.

Как правило, аутсорс — постоянное сотрудничество. Компании, специализирующиеся на услугах аутсорсинга, берут своих клиентов на постоянную поддержку и заменяют целые отделы. Для предпринимателей это выгодно: содержать лишний штат, арендовать офис побольше и самому разбираться в тонкостях каждого процесса, чтобы понимать эффективность работы, становится необязательно. Самый простой пример аутсорсинга — работа спортивных и музыкальных агентов. Их клиенты сосредотачиваются на новых достижениях, а контракты, концерты, трансферы и рекламу берут на себя специалисты. Чем лучше спец, тем выгоднее условия он выбьет для своего клиента, и тем лучше тому будет жить.

2. Как работает аутсорсинг в бизнесе

К аутсорсинговым компаниям обращаются тогда, когда собственной компетенции не хватает, а найти квалифицированного сотрудника либо слишком сложно, либо его невозможно определить. На аутсорс отдают бухгалтерию, рекламу и дизайн, заводское производство, рекрутинг, IT-разработки. Компания заключает официальный договор на услуги сторонней помощи и может быть уверена в честности и прозрачности работ.

Такой порядок вещей называется оптимизацией бизнес-процессов — делегирование полномочий на основании квалификации и рациональности. То есть предприниматели здраво оценивают свои возможности и нанимают персонал для выполнения нетиповых или неинтересных для них работ. Отличительная черта такого сотрудничества — время. С аутсорсинговыми компаниями бизнесмены работают годами и не беспокоятся о выращивании своих собственных специалистов во всех направлениях бизнеса.

В России аутсорсинг начался с частных охранных предприятий и PR-агентств. В 90-х это были самые популярные направления: содержать собственную охранную гвардию было невыгодно, а гении рекламы в штате были просто не по карману. Да и последним не хотелось работать постоянно с одним и тем же брендом. Постепенно, чтобы идти в ногу со временем, приходилось заказывать все больше и больше работ: создать сайт, продвинуть его, выпустить собственный мерч и сотни других услуг. И специалистам в своих областях хотелось разнообразия — так и возникали узконаправленные аутсорс-команды.

3. Что отдают на аутсорс

Когда ты самый крупный хищник в джунглях, ловить зайцев как-то не с лапы. Такой принцип лежит в основе работы аутсорсинг-агентств, сотрудничающих с крупными и именитыми предпринимателями. Для бизнесменов они своего рода Пеппер Поттс: секретари, проектные менеджеры, заместители, цензоры и советники. Клиент ставит им задачи так, как привык, а решением их занимаются уже аутсорсеры. Они сами набирают команду для реализации проектов, сами следят за сроками и качеством и конечному клиенту предоставляют уже именно то, что он хотел.

Пределы компетенции таких команд варьируются в зависимости от их штата и сферы — от мира IT до заводских цехов. Подбираешь то, что соответствует твоему бизнесу, даешь команду, следишь в приложении за выполнением. На руководителе и директоре только управленческие задачи — ничего лишнего.

Заказать услуги HR-специалистов

4. Оптимизация бизнес-процессов

Это своего рода клей, который сохраняет работу компании неизменной при росте, расширении или переезде. Оптимизация бизнес-процессов предполагает полный анализ деятельности компании, компетенции топ-менеджмента и всей управленческой вертикали. Например, если бизнес продается, то новому владельцу будет просто необходимо быстро вникнуть в принципы работы своей новой фирмы. Так же это работает при найме нового управляющего или руководителя для реструктуризации или перестройки работы.

Проводить такое мероприятие не рекомендуют молодым и развивающимся компаниям. Вся сила оптимизации проявляется в момент «костенения» — когда укрепляется вертикаль менеджмента.

Проводят оптимизацию специалисты конкретно в этой области — наиболее близкие к этой деятельности руководители и специалисты отделов качества, аналитики, постоянно и глубоко изучающие деятельность других отделов своей компании.

Заказать сайт с нуля для товара или услуги

5. Почему оптимизацию стоит отдать на аутсорс

Потому что наемный аутсорс-сотрудник не заинтересован в текущем положении дел в компании, непредвзят, и его конфликты интересов полностью отсутствуют. Он сух и педантичен и всегда на стороне заказчика, если тот, конечно, заинтересован в улучшении своего бизнеса.

Как правило, вместо реинжиниринга руководители выбирают именно оптимизацию, то есть в приоритете постепенные изменения. Так проще работать и наемному сотруднику: он тоже постепенно вникает в процесс и может сразу отчитываться о проведенной работе и своих наблюдениях. У руководителя будет возможность постоянного мониторинга деятельности наемного специалиста.

Оптимизация бизнес-процессов на аутсорсе предполагает более системный подход к работе. Наемные сотрудники (или сотрудник) планомерно и размеренно по собственным методикам анализируют и собирают данные, чтобы предложить свои варианты улучшения работы фирмы: от полного отказа от конкретных звеньев производственной цепи до простого изменения регламентов.

Как работает аутсорс-агентство

6. Наиболее частые ошибки в оптимизации

Таких всего три группы, частные случаи считать нет смысла. Каждая группа выходит из общечеловеческой психологии, и конкретно — из эмоциональной связи. На аутсорсе, конечно, таких проблем нет.
  • Лечение острых вопросов, а не причины «болезни». Это когда директор кидается решать проблему, набившую оскомину, а вовсе не разбирается в сути причины.
  • Импульсивные и быстрые решения. Особенно в обход статистических данных и игнорирование технологий —вроде как выбрать старое и привычное вместо сложного и нового, пусть даже более современного. Но не станешь же ты ходить с пейджером по старой светлой памяти?
  • Непосредственное участие во всем. Эта проблема очень актуальна в небольших фирмах, где директор лично знает каждого сотрудника. Пытаясь принять участие во всем и сразу, директор рискует организовать атмосферу беспомощности в своей же компании и вызвать зависимость от своего одобрения.

7. Как на практике помогает в оптимизации аутсорс

Самое банальное — снижает издержки. А это самое главное в бизнесе. Аутсорсинг открывает предпринимателям доступ к новому рынку высококлассных специалистов, которые займутся непосредственно его проблемами и исправят их. Аутсорс-агентства помогают своим нанимателям определить наиболее выгодную стратегию аутсорсинга, создают ее операционную модель и определяют функции и процессы, которые необходимо передать. Помогают и юридически с заключением контрактов или организуют работу надежных фрилансеров. Наблюдают за работой наемных специалистов и контролируют качество. Таким образом, наниматель может быть уверен в том, что он платит за реальные изменения.
Посмотреть на внутреннюю кухню аутсорс-агентства

Оптимизация бизнес-процессов — важный шаг. Нельзя подходить к нему безответственно. Тебе придется тратить кучу времени и самому — от мониторинга агентств и выбора наиболее подходящего до постоянной работы с аутсорсерами. Но ты и сам это понимаешь, раз уж владелец собственного дела. Не стоит на этом экономить: как минимум на долгом марафоне все затраты окупятся снижением издержек. Для убедительности приведем пример работы аутсорс-оптимизации в горной промышленности: с 323 миллионов тонн за два года производство увеличилось до 354 миллионов. По прогнозам специалистов, еще через восемь лет производство выйдет на объемы свыше 400 миллионов. И это только благодаря оптимизации (данные за период с 2010 до 2012).