Как защитить документооборот в бизнесе

в избранное
Современный бизнес — это данные. Остались единицы компаний, которые не используют IT-технологии в своей работе, — информация хранится на компьютерах, на серверах, в облачных хранилищах, передается между пользователями Сети, устройствами, организациями, госструктурами и банками.

В этой информации содержатся чувствительные корпоративные и личные данные: внутренние документы компании, договоры, финансовая информация, важные файлы, к которым доступ должен иметь строго ограниченный круг лиц и компаний. И возникают три вопроса: как защитить эти данные, как подтвердить их подлинность и как организовать электронный документооборот правильно?

Решить эти задачи можно разными способами. Но если требуется выполнение российского законодательства и соответствие ГОСТам, то софт «КриптоАРМ» от компании «Цифровые технологии», функционал которого мы рассмотрим в статье, станет лучшим решением.

«КриптоАРМ»

«КриптоАРМ» — это линейка криптографического софта, предназначенная для шифрования, расшифровки и электронной подписи файлов. При этом используются не только средства шифрования, встроенные в ОС, но и криптографические алгоритмы, сертифицированные и одобренные ФСБ РФ, а также соответствующие ГОСТам.

Электронная подпись файлов, или ЭП, соответствующая ГОСТу, является юридически значимым аналогом классической подписи и печати. Для бизнеса это важный инструмент, позволяющий ускорить и оптимизировать процессы, связанные с документооборотом. Список возможностей софта можно продолжить:

— шифрование и расшифровка файлов произвольного формата (преобразования файлов функциями СКЗИ);
— электронная подпись документов;
— создание и проверка корректности одной или нескольких ЭП;
— выполнение операций подписи и шифрования за одно действие;
— управление цифровыми сертификатами и ключами пользователя, списками отозванных и доверенных сертификатов;
— управление криптопровайдерами;
— совместимость с отчуждаемыми ключевыми носителями «Рутокен», eToken;
— отправка подписанных и зашифрованных файлов по e-mail.

«КриптоАРМ.Документы»

В рамках статьи из всей линейки решений наиболее интересно «КриптоАРМ.Документы». Это специализированное решение для предприятий и компаний, которые стремятся перейти на электронный документооборот и избавиться бумажной волокиты.

Решение представляет из себя модуль для CMS Bitrix и позволяет интегрировать в нее возможности программы: электронную подпись актов, договоров, соглашений и любых других документов. CMS Bitrix является облачной web-системой, и «КриптоАРМ.Документы» работает «внутри» нее. На сам компьютер потребуется установить криптопровайдер (программный модуль, который выполняет проверку и подпись файлов) и «КриптоАРМ ГОСТ» — приложение, которое обеспечивает возможность использования криптопровайдера и работу с документами и файлами.

«КриптоАРМ.Документы» выполняет несколько важных задач: повышает эффективность работы менеджеров, на порядок ускоряет подпись документов и документооборот в целом, позволяет хранить и искать документы в электронном виде, обеспечивает централизацию процессов документооборота и экономит средства, так как затраты на печать и бумагу минимизируются.

«КриптоАРМ.Документы» →

Как это работает на практике

Для работы необходим сертификат электронной подписи, получаемый в аккредитованном удостоверяющем центре. Если такой сертификат имеется, то достаточно добавить любой документ в программу или выбрать один / несколько файлов из списка существующих, чтобы подписать их.

Эти данные можно передавать по почте, на носителях, по Сети и быть уверенным в том, что они не будут взломаны или изменены. Это не только защищает компанию или пользователя юридически, но дает возможность обмениваться документами с другими компаниями, банками и любыми иными структурами, которые поддерживают электронный документооборот.

На официальном сайте «КриптоАРМ» есть и другие решения для бизнеса: программа «КриптоАРМ ГОСТ» и расширенные версии софта, которые позволяют работать с более широким спектром документов и файлов. Кроме того, есть исчерпывающие статьи и видеоинструкции по работе с программами, с которыми стоит ознакомиться в обязательном порядке.

Узнать подробнее →