Как перевести офис на удалёнку и не потерять контроль над сотрудниками

в избранное
партнерский материал
Пандемия коронавируса и решения правительства поставили всех предпринимателей страны перед выбором: приостановить работу до наступления лучших времен, при этом сильно рискуя обанкротиться и закрыться, или создать удаленную инфраструктуру и продолжать работать. Для тех, кто решил пойти по этому пути, мы совместно с «Инфомаксимум» составили небольшой план действий, как перевести сотрудников на работу из дома и при этом не потерять контроль над ситуацией.

1. Обеспечить сотрудников всем необходимым для удалённой работы


Как показывает практика, не у всех сотрудников, даже айтишников, дома есть персональные компьютеры, ноутбуки и свободный доступ в интернет. Поэтому для организации их работы потребуется помощь компании. Вот список действий:

— по необходимости предоставить ПК, ноутбуки, гарнитуры для звонков клиентам и прочие технические средства;
— предоставить ПО, необходимое для работы;
— обеспечить доступ в интернет и безопасное подключение к корпоративным ресурсам.

2. Внедрить облачную систему управления проектами

При выборе ориентируйся на специфику деятельности своей компании. Сейчас каждая вторая организация, независимо от формы собственности, использует инструменты, которые помогают планировать и контролировать. Если подобные инструменты тобой ранее не использовались, присмотрись к следующим:

— Trello. У нее есть бесплатная и платная версии. Интерфейс выстроен по принципу канбан-досок. В них можно создавать карточки с задачами, прикреплять файлы, выставлять дедлайны, перемещать карточки по итогу выполнения задач и следить за ходом проекта. Эта система проста в настройках и удобна в использовании.;

— Redmine. Тоже представлена в двух версиях: платной и бесплатной. У второй несколько ограниченный функционал, но и его хватает для эффективного управления. Web-сервисное приложение помогает отслеживать статус задач, вести техническую документацию и настраивать интерфейс с учетом специфики проектов.

3. Внедрить CRM для коммуникаций с клиентами


Наверняка в твоей компании уже пользуются СRM-системой. Если нет — ее стоит внедрить, чтобы облегчить процесс коммуникации с клиентами. CRM систематизируют все контакты, позволяя легко отслеживать ход работ, историю сообщений и так далее. В них реализована система карточек, где хранятся данные о клиентах.

Вот тебе примеры наиболее популярных CRM:

— «Мегаплан». Бесплатная версия предусматривает работу команды до десяти человек. Идеально подойдет для небольших компаний.

— amoCRM. Не самая дорогая, но ей доверяют тысячи компаний. Здесь предусмотрена возможность интеграции с Email и IP-телефонией. Есть возможность создавать чаты внутри системы и вести общение сотрудников в одном пространстве.

— Salesforce. Платная, но очень удобная. Позволяет максимально эффективно управлять контактами, строить прогнозы, вести отчеты и автоматизировать процесс коммуникаций с клиентами.

4. Внедрить систему анализа загруженности и автоматического учета рабочего времени


С переходом на удалёнку задача любой компании — помочь сотрудникам максимально легко перестроиться на новый формат. По оценке экспертов «Инфомаксимума», один из побочных эффектов домашнего офиса — увеличение рабочего дня в среднем на 2,5 часа. Это рано или поздно приведет к выгоранию, снижению эффективности, текучести кадров.

Чтобы избежать неприятных последствий, стоит использовать инструменты, способные выстроить рабочие процессы удаленно и помочь команде с планированием.

Один из таких инструментов — система анализа загруженности и автоматического учета рабочего времени CrocoTime.

Как работает CrocoTime


В CrocoTime реализована гибкая система мониторинга, которая позволяет в режиме реального времени отслеживать активность сотрудников за ПК, построить картину рабочего дня персонала на основании собранной статистики, грамотно распределять нагрузку и отслеживать ошибки планирования.

Доступны две версии системы: облачная и локальная. Внедрение обоих вариантов на стороне клиента не занимает много времени, даже если количество работников в компании превышает сто человек.

CrocoTime собирает данные о работе сотрудников и отображает их в графическом и текстовом виде через веб-интерфейс. Система фиксирует отклики от периферийных устройств ввода (клавиатуры и мыши), через активное окно программы или вкладки браузера.

Узнать больше о системе

Возможности CrocoTime

Отработанное время. CrocoTime подсчитывает суммарное время работы. Можно индивидуально настроить списки продуктивных приложений/сайтов для каждого сотрудника, задавать графики работы, отпусков и отгулов. При интеграции CrocoTime с кадровыми системами открывается возможность автоматической выгрузки табелей учета рабочего времени.

Структура рабочего дня. CrocoTime покажет, как проходит рабочий день сотрудника, какие задачи в течение дня он решает, что отнимает больше всего времени, на что человек отвлекается. За счет возможности интеграции с различными системами (IP-телефония, CRM, корпоративные календари) можно оценить объем совещаний, количество и результативность звонков.

Анализ загруженности. Детализированная статистика покажет, сколько сотрудник работает и как его нагрузка распределяется в течение рабочего дня. Система фиксирует переработки, и анализ статистики позволит грамотно распределить нагрузку и, если понадобится, пересмотреть вопросы планирования.

Тайм-трекинг. При наложении данных о рабочем времени на статистику можно проанализировать, насколько эффективно сотрудники используют специализированное дорогостоящее ПО и какие инструменты применяют в решении задач.

CrocoTime доверяют более 1 200 клиентов, среди которых «Альфа-Банк», ГК «ПИК», НЛМК, «М.Видео», «Норникель» и Tez Tour.

Узнать подробнее о тарифах