Как бизнесу сэкономить на содержании корпоративных автомобилей

Основные расходы владельцев автопарков и проблемы с ними связанные

Содержание транспорта для компании формирует сразу несколько расходных статей. Их условно можно разделить на 3 категории:

– формирование автопарка. Сюда включены затраты на покупку автомобилей, оформление страховых полисов и постановку машин на учёт в ГИБДД;

– обслуживание и ремонт автомобилей. Текущие расходы на закупку расходников и запчастей, топлива и горюче-смазочных материалов (ГСМ), прохождение техосмотра, затраты на автомойку, оплату парковок и текущий ремонт. Также в эту категорию входит разрешение страховых споров в результате ДТП и мониторинг актуального технического состояния автомобилей;

– расходы на содержание штата водителей. В этой категории находятся расходы на организацию прохождения медосмотров, формирование логистических маршрутов, заполнение путевых листков, комплектование, инструктаж и аттестации для водителей.

Помимо самого факта внушительных трат, содержание автопарка провоцирует и сопутствующие проблемы, которые приходится решать. Вот примерный список возникающих нюансов:

– водитель не соблюдает лимиты, заправляя большее количество литров, чем необходимо;

– водитель тратит финансы компании в личных целях, заправляясь без необходимости, или покупая другие товары на АЗС;

– водитель забыл размер лимита, ПИН-код корпоративной топливной карты и блокирует её;

– не на все транзакции получены закрывающие документы, из-за чего произвести вычет 20% НДС невозможно.

Кому и чем ещё могут быть полезны топливные карты?

Топливные карты могут использоваться в любых компаниях независимо от их масштабов и специфики работы, к примеру, они помогут оптимизировать расходы:

– таксопарков;

– службам доставки и курьерским компаниям;

– фирмам строительного сектора;

– интернет-магазинам.

Сократить транспортные и операционные издержки можно за счёт:

– оптимизации работы бухгалтера. В компанию поступает всего 2 счёта в месяц вместо тысяч различных чеков от водителей. Это существенно снижает время обработки документации и подготовки отчётности;

– ускорения расчёта сотрудников в транспортных компаниях. Все транзакции проводятся онлайн, а информация о них сразу поступает в личный кабинет ещё до того, как водитель вернётся из рейса;

– возможности отсрочек платежей без процентов. Некоторые карты позволяют пользоваться топливом бесплатно в течение месяца, а оплатить счета за ГСМ через 15 дней после получения счёта. Так, можно эффективнее использовать оборотные средства компании, при этом сэкономив. Такой подход рентабельнее, чем привлечение кредитных средств от банков;

– минимизации человеческого фактора. У сотрудников на руках нет наличных, а потому их потеря и нецелевые расходы исключены;

– отсутствия привязки к конкретному бренду АЗС. Компания не сковывает себя партнёрскими отношениями и может выбирать между заправками, пользуясь гарантией качества на топливо даже у частных заправщиков.

Может сложиться ощущение, что все эти преимущества не могут уместиться в рамки одной топливной карты. Но это не так, существуют комплексы, которые позволяют пользоваться максимумом привилегий (вроде скидок на весь объём заправленного топлива в течение месяца), и представляют собой умную систему управления расходами автопарка. К примеру, такие, как Е100.

Что за Е100?

Это комплексный инструмент для экономии расходов на содержание и обслуживание корпоративных транспортных средств. Е100 представляет собой набор сервисов, которые позволят снизить издержки до 30%.

В комплекс Е100 входят:

– топливная карта со скидкой до 10% на почти 20 тысячах заправочных станций. С картой Е100 можно выставить лимиты по количеству литров, АЗС и видам бензина. Сотрудники не заправят больше топлива, чем разрешено владельцем, и сделают это там, где можно. Также есть возможность создать график заправок, чтобы система автоматически отключала карту в необходимые дни и часы. Так, можно исключить вероятность нецелевого расходования средств;

– возможность оплаты пользования платными трассами (ПЛАТОН, М3, М4-Дон, М11, Псковские дороги, Западный скоростной диаметр (Санкт-Петербург));

– оплата услуг автомойки, муниципальных и частных парковок со скидкой;

– круглосуточные консультации по вопросам использования карт Е100 и полезные кейсы для оптимизации расходов на топливо;

– клуб помощи на дорогах (эвакуатор до ближайшего СТО, ремонт любой сложности и эвакуация транспорта, ликвидация последствий ДТП, подвоз запчастей и документов, система поиска пропавших водителей и консультации по юридическим вопросам).

Также пользование комплексом Е100 предусматривает различные дисконтные акции и специальные предложения.

Е100 позволит не только оптимизировать и снизить издержки на содержание автопарка, но и наладить документооборот. Система отправляет весь пакет отчётных документов для оплаты расходов и налоговых вычетов в бухгалтерские и учётные сервисы, которыми пользуется компания. А также предоставляет возможность выводить отчёты за любой период по каждому ТС в автопарке.

Следить за лимитами, управлять картами и потреблением ГСМ можно в режиме онлайн через десктопное приложение или его мобильную версию для смартфона. Там же можно проверить доступные остатки топлива по каждой из карт, искать АЗС по типам необходимого топлива и планировать маршруты до нужной АЗС. Топливная карта Е100 подходит любому типу бизнеса вне зависимости от его масштабов и типов автопарка: грузового или легкового.