Умение выстраивать деловые взаимоотношения зависит не только от развитых коммуникативных навыков, которые ты используешь в живом разговоре. Вести переговоры и устанавливать доверительные отношения приходится также и онлайн. Причем для некоторых людей этот способ взаимодействия оказывается даже сложнее. Ведь в переписке нельзя считать интонацию, быстро разрядить обстановку или считать по поведению собеседника, что что-то пошло не так. Делимся с тобой вещами, которые точно раздражают твое начальство, коллег и клиентов в общении.
1. Стремление выражаться как можно более формально
Чем больше канцеляризмов в твоем сообщении, тем сложнее его воспринимать. Заумные слова и выражения, вопреки ожиданиям, не сделают твой текст профессиональным. Громоздкие конструкции мешают получателю распознавать содержащийся в нем смысл.
Вместо огромного количества причастий и деепричастий, отглагольных существительных, заимствованных слов и шаблонных выражений, которыми злоупотребляют государственные учреждения, используй простые слова. Краткость и простота ценятся гораздо выше.
2. Слишком много воды
Вряд ли кому-то интересно вычленять из огромного текста самые важные данные. В рабочей и деловой переписке людей раздражает отсутствие ясности и конкретики. Вместо длинных и бессмысленных эссе старайся оставаться кратким, при этом следи, чтобы твое сообщение содержало в себе все важные детали.
По возможности структурируй информацию: делай таблицы, разбивай текст на пункты, визуализируй данные. Это поможет сэкономить время получателя, а также снизит риск того, что твои слова воспримут неточно или неправильно.
3. Отсутствие приветственных слов
Деловую переписку необходимо начинать с приветственных слов. Это такое же обязательное правило, как и стук в дверь перед тем, как заходить в кабинет. Приветствие — это акт вежливости, подтверждение того, что ты уважаешь получателя. Приучи себя здороваться даже в тех сообщениях, которые являются продолжением цепочки вашего вчерашнего общения. Помни: писать приветственные слова собеседнику необходимо каждый новый день.
4. Ошибки и опечатки
Конечно, ты не обязан в идеале знать русский язык, заучивать правила орфографии и пунктуации. Но от твоего умения составлять текст без очевидных ошибок во многом зависит впечатление о твоем профессионализме.
Когда в рабочей переписке человек видит небрежность и явное отсутствие базовых навыков письма, складывается ощущение, что ты совершенно необразован. Так что старайся проверять правописание и пунктуацию, тем более что для этого существуют специальные программы. Со временем ты можешь значительно улучшить свои навыки редактирования текста.
5. Отсутствие конструктивной обратной связи
Когда ты получаешь сообщение, которое подразумевает получение обратной связи, важно не ограничиваться парой слов. Если тебя просят о конструктивной критике, сообщают тебе о проделанной работе или задают какие-либо вопросы, будь открыт для общения. Твои ответы должны быть содержательными, информативными, аргументированными.
В случае, если ты можешь привести конкретные примеры, не поленись сделать это. По необходимости в свое сообщение ты также можешь добавить ссылки и изображения.
3 типа коллег, которые постоянно жалуются, и как вести себя с ними
6. Пересылка слишком больших файлов
Если тебе нужно переслать кому-то большие файлы, старайся не прикреплять их к сообщению в мессенджере или письму на почте. Вряд ли у получателя есть неограниченное количество памяти, чтобы скачивать огромные объемы данных. Также ты должен понимать, что для загрузки больших файлов у человека должен быть доступ к вайфаю.
Вместо прямой пересылки данных лучше создать папку на облачном сервисе, в которую ты сможешь их поместить. Тогда ты сможешь отправить человеку ссылку с доступом к файлам, и ему не придется скачивать их себе на устройство.
7. Использование сокращений и аббревиатур
Если ты уверен, что адресат точно знает, как расшифровывается аббревиатура или сокращение, то, конечно, отправляй. Но при этом помни: большинство людей предпочитают видеть перед собой понятный и простой текст, состоящий из привычных им слов, а не из буквенных комбинаций. По возможности старайся прописывать слово целиком. Это как минимум продемонстрирует твое уважительное отношение к человеку и его времени.
8. Отказ от делового стиля общения
Деловые отношения исключают неформальные выражения, причем даже в том случае, если адресат — твой приятель или лучший друг. Подумай о том, что человеку может понадобиться переслать написанный тобой ответ клиенту или начальнику. Вряд ли им будет приятно читать сообщение, в котором ты затрагиваешь личные проблемы, пишешь шутки или используешь маты. Ну или твоему собеседнику придется исправлять текст, что точно не облегчит ему жизнь.
Еще один аргумент за то, чтобы придерживаться делового стиля общения в любой рабочей переписке, — так ты сможешь максимально обезопасить себя. Даже если кому-то придет в голову скомпрометировать твои сообщения, у человека ничего не выйдет. Так что запомни: никаких двойных смыслов, пошлостей, приколов и прочих отступлений от обсуждения рабочих вопросов в переписке.
9. Затягивание или несоблюдение сроков
Никто не любит, когда его сообщения или просьбы остаются без ответа долгое время. Особенно если ты обещал быстро уладить проблему, а в итоге затягиваешь с действиями. Старайся быть ответственным и как можно быстрее отвечать на рабочие письма.
Даже если ты еще не определился со своими решениями, не хочешь обнадеживать человека или вводить его в заблуждение, лучше отправить ему сообщение. Ты можешь как минимум написать, что работаешь над вопросом и уведомишь собеседника об изменениях. Это простое действие поможет тебе подтвердить свою надежность и профессионализм, а также успокоить людей, которым что-то от тебя нужно.
Как вести себя в общении с коллегой, который провоцирует тебя на конфликт
Комментарии
(0)