В этом мире умение наладить прочную коммуникативную связь с нужными людьми – это ключевой навык, без освоения которого успех немыслим. Необходимо культивировать и инвестировать в прочные отношения независимо от того, касается это личной жизни или бизнеса. Исполнительный председатель Google Эрик Шмидт основательно разобрал эту тему и разложил все по полочкам в своей новой книге «Как работает Google». По его мнению, многие люди недооценивают силу ответа на электронные письма. Соответственно, Шмидт решил научить нас, как правильно это делать и предоставил девять советов, как эффективно работать с e-mail.
1. На любое письмо необходимо отвечать оперативно
Если кто-то тратит время на то, чтобы отправить тебе послание, ты должен проявить аналогичную взаимность, и как минимум из элементарного уважения на это письмо ответить. Не обязательно писать многословный трактат, тем более, если ты чрезвычайно занятой человек. Просто дай отправителю знать, что ты получил его письмо и сможешь ответить на него более подробно через некоторое время. Желательно указать, когда именно.
2. Ты пишешь письмо, а не роман. Будь кратким
Ты наверняка слышал изречение Шекспира о том, что «краткость – сестра таланта». Отвечая на электронные письма, не нужно быть слишком многословным. Люди не хотят читать длинные и подробные послания: учись писать коротко, дельно и по существу, без лишней «воды». Нагромождение умных слов и сложных конструкций не сделает тебя умнее в глазах собеседника. С большей вероятностью твои строки лишь вызовут раздражение, так как «переваривать» их – тратить впустую драгоценное время. Попробуй написать черновик, и, если что-то можно будет удалить, но при этом основная мысль не будет потеряна, смело вычеркивай ненужные абзацы.
3. Наведи порядок в почтовом ящике
Вокруг тебя огромное количество людей, вещей и разговоров, которые загромождают твою жизнь. Давай не будем добавлять к этому хаосу такую мелочь, как почтовый ящик. Не держи письма без необходимости, ведь ты рискуешь потерять среди хлама по-настоящему важные сообщения. Очисти его, организуй, оформи так, как тебе удобно, и избавь себя от ненужных хлопот. Эрик Шмидт говорит, что если ты прочитал письмо и знаешь, что с ним нужно сделать (отправить в спам, прочесть позже или ответить), то нужно сделать это сразу, иначе тебе придется возвращаться к нему снова и перечитывать, а это стопроцентная трата времени.
4. В первую очередь отвечай на последние письма
По этому принципу ты работаешь, когда решаешь разобраться с новыми делами, теми, которые возникли последними. Шмидт говорит, что высока вероятность того, что старыми письмами уже начали заниматься. Поэтому, чтобы не делать двойную работу, используй принцип LIFO (Last in First Out – последний пришел, первый вышел).
5. Переадресовывай полученные письма тем, кто, на твой взгляд, более компетентен в имеющемся вопросе
Или тем, кому эта информация также может быть полезна. Если твой босс просит тебя связаться с нужным человеком, а ты вовремя не отослал или не переслал ему письмо, то в течение дня это просто вылетит у тебя из головы, и твоя забывчивость может стать причиной жесткого нагоняя.
6. Не скрытничай
«Если ты часто пользуешься скрытыми копиями, скорее всего, у тебя на уме какие-то хитроумные интриги», – считает Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт. А в крупных компаниях даже самое незначительное и порой ничего не значащее сокрытие фактов может расцениваться как шпионаж глобальных масштабов. Либо веди прозрачную переписку, либо не добавляй людей к разговору вообще.
7. Хватит орать
Если ты не достаточно храбр, чтобы высказать свое недовольство в лицо собеседнику, не говори вообще ничего. ХВАТИТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПОЧТУ ДЛЯ ВЫЯСНЕНИЯ ОТНОШЕНИЙ!!!
8. Отслеживай состояние и результаты электронной переписки
Добавь в копию письма свой адрес и с помощью приложения ставь на свое входящее ярлык «отследить». Таким образом ты сможешь определить, было ли прочитано письмо, и, если да, с чистой совестью связаться с адресатом и потребовать обратной связи.
9. Используй ключевые слова
Подобные мелочи – своеобразные шаги на пути к организованности. Пусть в отправляемых письмах будут ключевые слова в теме письма, чтобы в дальнейшем корреспонденцию было проще найти среди тоны электронной «макулатуры».