6 незаметных ошибок бухгалтера, которые приводят к проблемам в компании

Рустам Собиров
03 ноября, 2020
10.5k
0
Карьера и Бизнес
в избранное
Бухгалтерия — такой отдел, работа в котором кажется незаметной. Порой некоторые собственники задаются вопросом: «А за что я вообще плачу?» Однако иногда возникают ошибки, которые привлекают внимание не только руководства, но и сторонних органов. Дело в том, что некоторые проблемы настолько неочевидны, что выявить их сразу очень сложно, особенно если сами бухгалтеры не отличаются глубоким профессионализмом. Совместно со специалистами «БухгалтерияПлюс» мы рассмотрим самые распространенные ошибки, которые могут выйти боком бизнесу.

1. Неверное отражение объектов и операций


Чаще всего об этой проблеме собственник узнаёт, когда ему необходимо взять или погасить кредит. В первом случае он приходит в банк, подает документы — и неожиданно для себя узнает, что уже несколько лет почти разорен. На его балансе нет никаких активов и нераспределенной прибыли, зато имеется растянутые в два конца дебиторка и кредиторка, большая часть которых нереальна. К слову, эта же проблема даст о себе знать, если владелец решит продать бизнес или привлечь инвестиции. На бумаге компания будет убыточной, и тогда придется доказывать потенциальным партнерам, что на деле всё в порядке. Причина недоразумения кроется в том, что бухгалтер, возможно, думал лишь о налоговом учете, но никак не о достоверности бухгалтерского учета и не о перспективах и планах руководства в отношении бизнеса.

Если кредит всё же дадут, банк запросит ежеквартальную или даже ежемесячную отчетность, бесконечные таблички и расшифровки, а также потребует соблюдения ковенант и различных других показателей. Чтобы выполнить все эти условия и не получить штраф от банка или требование досрочного погашения кредита, бухгалтер должен быть очень внимателен в отслеживании всех показателей после каждой проводки.

2. Неверные налоговые платежки

Например, нужно заплатить очередные налоги и взносы или поменялись правила заполнения платежек. Бухгалтер пропускает или путает всего одну цифру — и средства улетают не туда или зависают в казначействе. И если поставщик или партнер напомнил бы о непоступивших средствах, то государство какое-то время не будет трогать собственника, а потом посчитает его налоговым уклонистом. Это приведет к начислению пени или принудительному взысканию и блокировке счета. Так всего одна небольшая ошибка бухгалтера приведет к дополнительным издержкам для всей организации.

Важно не только не допустить такой ситуации, но и понимать, как ее быстро исправить. Вместо письма об уточнении платежа в налоговую отправляют заявления о зачете. Большинство бухгалтеров не видит разницы, хотя зачет делается на дату принятия инспекцией решения о зачёте, а уточнение — на дату платежа. Как раз по одной из этих дат и определяется, когда налог оплачен. В итоге даже после исправления ошибки пени не спишутся, и бизнес останется в минусе.

3. Утечка конфиденциальной информации


Чаще всего причиной является незнание бухгалтером налогового права. Только они видят требование от инспекции о представлении пояснений и документов, как тут же, не задумываясь, готовы предоставить любые документы от греха подальше. Хотя в большинстве случаев подобные запросы незаконны и могут использоваться против самой организации.

Более того, нередко инициировать такие запросы могут конкуренты через знакомых инспекторов для получения конфиденциальной информации о компании. Такие данные могут раскрыть особенности бизнес-модели, объемы финансовых оборотов, показатели деятельности, поставщиков и так далее. Именно поэтому владение налоговым правом и умение грамотно отказать «хотелкам» инспекции — актуальная обязанность бухгалтера, а не дополнительный диплом о «прослушивании» курса, покрытый слоем пыли.

4. Нарушение методологии учета

Чаще всего это происходит с дебиторской и кредиторской задолженностями. Бухгалтер не отслеживает зачет авансов в счет поставленного и полученного товара, зачет между субсчетами и не собирает документы от поставщиков. Как результат — нереально огромный показатель валюты баланса, который особенно заметен при пороговых значениях. Ошибка в сальдо расчетов с контрагентами всего на одну-две тысячи рублей может вызывать необходимость проведения обязательного аудита, который обойдется минимум в 50 тысяч рублей.

И это если не брать в расчет издержки и нагрузку бухгалтера для взаимодействия с аудиторами и предоставления им копий документов. К тому же с 2020 года аудиторское заключение предоставляется в налоговый орган, следовательно появляется возможность заработать дополнительные штрафы.

5. Нерациональное использование ресурсов компании


Переплата «на всякий случай» — очень частое действие среди бухгалтеров. Взять хотя бы расчет ежемесячных авансовых платежей по налогу на прибыль. Эта процедура обязательна для организаций, выручка которых превышает 15 миллионов рублей в течение четырех кварталов подряд. Мало кто из бухгалтеров научился их правильно считать (в Налоговом кодексе довольно сложно описана формула). Для собственной подстраховки бухгалтер решает дополнить бюджет одним-двумя миллионами. Он считает, что лучше уж переплата, чем неожиданная задолженность. Это выводит живые деньги из оборота компании и приводит к значительным переплатам по налогам и взносам.

Если же бухгалтер сменится, новый сотрудник не всегда будет вникать в то, что было до него. В итоге такие переплаты накапливаются и обнаруживаются слишком поздно, когда сроки на их возврат прошли.

6. В учете проводятся не все документы

Например, бухгалтеру нужно сформировать декларацию по НДС. Ленивый или недобросовестный сотрудник внесет в программу только счета-фактуры. Декларацию по налогу на прибыль он заполнит виртуальными цифрами, не имеющими к действительности никакого отношения, а на бухгалтерский баланс и вовсе забьет.

Как результат — налоги платятся в таком размере, чтобы у инспекции «не было вопросов». Такой бухгалтер регулярно получает зарплату, но лишь создает видимость работы. Удивительно, но это распространенное явление у приходящих бухгалтеров, равно как и неожиданное для предпринимателя исчезновение такого сотрудника (а если он еще и работал из дома — то со всеми документами, бухгалтерской базой и отчетностью).

Чтобы привести всё в порядок, потребуется восстановление учета. Процедура достаточно дорогостоящая и не самая простая, а по итогу собственник еще и узнает, что налоги либо существенно переплачены, либо недоплачены.

Чтобы избежать всех этих проблем, нужно нанять опытного, добросовестного и профессионального бухгалтера. К сожалению, стоить такое сочетание качеств будет немало, поэтому решением может стать переход на аутсорс-бухгалтерию. «БухгалтерияПлюс» не понаслышке знакома с деятельностью неопытных и безграмотных бухгалтеров и регулярно разгребает последствия их работы, восстанавливая учет, уменьшая накопленные штрафы и возвращая переплаты. Ты получаешь универсальное решение всех финансовых задач внутри своей компании.

Узнать больше об услугах