5 ошибок при постановке задач в команде

От правильной постановки задачи зависит качество и время ее выполнения. Даже неправильная формулировка может нарушить рабочий процесс. Разберемся, что скрывается за ошибками и как их исправить, вместе с Simple Office.

Ошибка №1. Частые проверки

Когда начальник назначает задачу, он ставит сроки на ее выполнение. И будет неправильно проверять работу каждые два часа, если до дедлайна еще далеко. Это не касается горящих проектов, которые необходимо сделать в первую очередь. Но в обычных ситуациях лишний контроль приводит к проблемам.

С психологической точки зрения сотрудник ощущает дискомфорт от частых проверок. Ему кажется, что руководство ему не доверяет. В 2018 году ученые из США провели эксперимент. Три недели они исследовали состояние офисных работников и выяснили, что ежедневное недоверие усиливает эмоциональное истощение. Такие люди отчуждаются от коллег и ссорятся с близкими дома. Психологическое состояние сказывается и на результатах работы, уменьшает продуктивность человека.

Как решить проблему

Доверие формируется со временем, поэтому для его основы необходимо наладить четкие механизмы работы. Во-первых, использовать в работе трекер задач. Так сотрудник и менеджер всегда будут видеть сроки исполнения работы. Там же можно прописать чек-лист: что точно должно быть выполнено и к кому обращаться, если возникнут вопросы. Тогда у сотрудника появится четкое представление о договоренностях, а руководство сможет следить за всем процессом удаленно.

Чтобы всегда понимать, где и над чем работает сотрудник в данную минуту, используй приложение Simple Office. В нем отображаются статусы зарегистрированных пользователей и дальнейшее расписание сотрудников. Это поможет наладить коммуникацию между начальством и подчиненными. Руководитель всегда может проверить процесс работы online.

Ошибка №2. Рутинные вопросы

Бывает так, что руководство оставляет сложные и интересные задачи себе, а на подчиненных перекладывает рутинную работу. Независимо от причин, у такого подхода есть сразу несколько негативных последствий. Во-первых, сотрудники не развиваются. Их уровень компетенций остается на прежнем уровне, а значит, в перспективе они не смогут приносить компании больший доход.

Во-вторых, нарушается связь между начальником и подчиненными. Из-за постоянной занятости у руководства нет времени на контакт с работниками, а это очень важно в корпоративном менеджменте. Исследование из журнала бизнеса и менеджмента США показало, что чем лучше отношения между начальником и подчиненным, тем больше последний вовлечен в работу и наоборот. Такие данные были получены после работы с группой из 191 офисного сотрудника.

Как решить проблему

Начинать делегировать сложные задачи нужно постепенно. Раздели нагрузку между подчиненными и постепенно передавай им больше задач. Так команда будет успевать учиться. Вмешательство руководства потребуется, только чтобы поддержать команду в особо трудных случаях.

Что же до рутинных вопросов, в 21 веке их можно легко автоматизировать. Например, бронировать рабочие пространства можно в несколько кликов с помощью сервиса Simple Office. Не нужно звонить или создавать массовую рассылку. Просто открой планшет, проверь свободные даты и выбери удобное время. Теперь найти переговорную можно за пять минут, а сотрудники займутся делами поинтереснее.

Ошибка №3. Большой объем задач

Руководитель может как недооценивать, так и переоценивать возможности своей команды. Он всегда обещает, что сотрудники выполнят все задачи в срок. При этом не анализирует, сколько сил и времени уйдет на эту работу в действительности. В итоге, чтобы все успеть, люди засиживаются допоздна и жертвуют выходными днями. Они не могут отказаться от переработки из-за страха увольнения или просто потому что готовы на лишние усилия.

Но постоянные сверхурочные часы рано или поздно приводят к выгоранию. Это явление официально признано всемирной ассоциацией здравоохранения как синдром и результат хронического стресса на рабочем месте. Бесконтрольный объем задач приводит к снижению продуктивности и в некоторых случаях к увольнению.

Как решить проблему

Руководителю необходимо фиксировать все входящие задачи и проверять их статус выполнения на регулярных собраниях. Это поможет понять, сколько времени занимает выполнение типовых заданий и работы посложнее. Таким образом, начальник сможет договариваться об объективных сроках выполнения. А сотрудники будут расходовать ресурсы рациональнее.

Бронируй места для проведения собраний с помощью Simple Office. Просто выбери нужную локацию, забронируй дату и время — все это отобразится в расписании коллег. К тому же такой способ аренды позволяет экономить. Не нужно будет выкупать офис на месяц в надежде, что он понадобится, выбирай только нужные числа.

Ошибка №4. Некачественная постановка цели

Еще одна частая проблема на работе — менеджер размыто формулирует задачу. Возможно, человек сам плохо представляет, что ему нужно сделать. Или он ошибочно полагает, что сотрудники сами должны найти решение. В некоторых случаях это оправдано, например, если нужно протестировать работника для должности. Но чаще коммуникация “дал задачу — спросил о выполнении” приводит к задержке сроков выполнения. Менеджер считает, что он объяснил все правильно. При этом подчиненный понял задачу по-своему, и на выходе получился проект, далекий от начальной задумки.

Как решить проблему

При постановке задач менеджеру следует либо самому задать наводящие вопросы, либо попросить сотрудника задать их ему. Так будет понятно, верно ли стороны поняли информацию. Также стоит больше заботиться о подчиненных, с самого начала формулируя цели как можно конкретнее. Это позволит сэкономить ресурсы в виде сил человека и его времени. А компанию убережет от лишних ошибок в проектах.

Но бывает, что проблема возникает уже в процессе работы. Цель может оказаться недостижимой, и нужно обсудить возможность ее корректировки. Используй Simple Office, чтобы узнать, где находится нужный тебе сотрудник и чем он занимается в данный момент. Так ты сможешь подобрать подходящее время и обсудить волнующий вопрос, не отрывая человека от работы.

Ошибка №5. Непостоянный менеджмент

Многим знакома ситуация, когда руководитель неожиданно приходит к сотрудникам, устраивает хаос, а потом исчезает. В фильмах такая сцена выглядит комично, в реальности скорее плачевно. Ведь такой руководитель обычно не вкурсе работы внутри команды. Он предпочитает общаться с подчиненными только в случае ошибок или срочных поручений.
Босс считает, что в его компании налажена система самоуправления, при этом он ничего не делает для ее развития. Систему также нарушают эмоциональные встряски, которые устраивает руководитель.

Как решить проблему

Нужно попробовать изменить подход внезапного менеджмента. Лучше всегда уточнять, действительно ли задача срочная и можно ли найти для нее альтернативное решение. Руководителю стоит проверить степень самоуправляемости его команды. Для этого необходимо регулярно устраивать рабочие совещания и встречи.

Чтобы создать пространство для обмена информацией, забронируй переговорную с помощью Simple Office. Приложение можно установить на телефон или открыть в браузере. С его помощью каждый может выбирать, где, когда и с кем работать. Создай команду, с которой ты хочешь поработать. Посмотри статус каждого участника, готов ли он к переговорам. Выбери и забронируй место на карте, даже рядом с офисом. Теперь все участники будут знать, где и когда пройдет встреча.