5 ошибок при организации онлайн-мероприятия, и как их не допустить

Семён Плоткин
04 февраля, 2021
15.7k
0
Карьера и Бизнес
в избранное
партнерский материал

В связи с пандемией коронавируса все мероприятия, включая семинары, конференции, тимбилдинги и мастер-классы, перетекли в онлайн. С одной стороны, это очень удобно, поскольку зритель может подключиться к тебе из любой точки мира. С другой — нужно постараться, чтобы провести максимально продуманное онлайн-мероприятие.

Вместе со специалистами компании EventPlatform рассказываем о самых распространенных ошибках, которые происходят при организации онлайн-трансляций, и эффективном способе их избежать.

1. Размещается мало анонсов


В бесконечном потоке информации, которую мы считываем ежедневно, сложно успевать за всеми онлайн-событиями. Чтобы о твоем мероприятии узнало как можно больше человек, одного анонса в Instagram будет недостаточно. Совладать с алгоритмами соцсети не так просто — твой пост могут увидеть слишком поздно или не увидеть вообще.

Необходимо задействовать максимально возможное количество каналов коммуникации. Это могут быть не только соцсети вроде Instagram, VK, Facebook или TikTok, но также email-рассылка, поддержка СМИ и микроинфлюенсеров, а также чат-боты в мессенджерах.

2. Игнорируется тайминг

Соблюдение точного графика очень важно. Никто не любит долгих ожиданий — за это время зритель может заскучать и покинуть трансляцию. Если растянешь выступление и выйдешь за рамки тайминга, можешь нарушить чьи-то планы, а кто-то просто устанет, и тебя опять же не дослушают до конца.

Для начала нужно «прогнать» свое выступление и понять, сколько времени понадобится. Далее — заложить примерное время на вопросы, которые могут задавать по ходу трансляции, и, соответственно, на ответы. Также стоит убедиться, что полезное время выступления не будет потрачено на организационные моменты (настройку качества трансляции, включение аудио- и видеоматериалов, загрузку презентации и прочего). Для решения этих вопросов стоит нанять опытного модератора.

3. Не публикуется контент с мероприятия


Это относится к любым материалам, в том числе презентациям, обучающей литературе, интересным ссылкам и всяческим чек-листам, которые упоминаются в ходе мероприятия и могут быть полезны его участникам. Поделиться контентом можно несколькими способами: сделать email-рассылку с материалами; выложить пост с вложениями на странице своей соцсети и оставить на него ссылку; загрузить их прямо на сайт, где проходит онлайн-трансляция.

4. Отсутствует связь с участниками после мероприятия

Общение со зрителями — важная часть продвижения любого контента. Обычно общение между спикером и участниками мероприятия прерывается до следующей встречи. Однако общаться нужно не только во время трансляции, но и после нее.

Не забудь поблагодарить всех за участие, поделись полезным контентом и предложи подписаться на свою страницу в социальных сетях, чтобы люди могли отслеживать расписание следующих мероприятий.

5. Используется ненадежная платформа


Найти надежную платформу для проведения онлайн-мероприятий — уже половина успеха. Как бы хорошо ты ни подготовился, если во время трансляции будут помехи, вряд ли кто-то захочет на ней остаться. DEEP Platform привлекает тем, что работает по принципу «всё включено». Площадка предлагает большой набор полезных инструментов:

— живое расписание (информация о мероприятии, включая подробный график проведения по часам);

— мегачат (объединяет чат и новостную ленту, где можно общаться, добавлять статьи, рекламу, цитаты, фото- и видеосообщения, файлы из собственной библиотеки и ссылки на другие сайты);

— мультиязычность, синхронный перевод (пригодится в случае, если будешь приглашать к диалогу иностранных спикеров или сам захочешь выйти на международную площадку);

— дизайн-конструктор (можно заказать любую обложку для сайта, добавить субтитры или тексты к видео);

— интеграция внешних сервисов, в том числе YouTube, Vimeo, Facecast и Livestream (при этом вести трансляции можно без ограничения по количеству человек и одновременных просмотров; все трансляции сохраняются в форме подкастов);

— live-комментатор (профессиональный журналист и модератор, который будет отвечать на вопросы участников сессии, проводить опросы и голосования);

— виртуальный ведущий (задействует высококачественный видеоконферанс, например проведет квиз, флешмоб, игру, организует кофе-брейк);

— монтажер (склеит презентацию из нескольких кусочков, добавит видео между нужными слайдами, и всё это будет автоматически запускаться с одного клика).

Чтобы начать работу с DEEP Platform, достаточно заполнить бриф с детальным описанием предстоящего мероприятия. Команда сервиса свяжется с тобой любым удобным для тебя способом (телефон, почта, мессенджеры, соцсети), задаст необходимые вопросы, подберет подходящую конфигурацию платформы и согласует конечный вариант. На всё это уйдет не больше дня. В день мероприятия команда обеспечит контроль и ведение трансляции по всем вышеперечисленным направлениям.

Присоединиться к DEEP Platform

EventPlatform больше десяти лет работает на рынке мероприятий и корпоративных коммуникаций. Помимо DEEP Platform, компания предлагает еще несколько высокотехнологичных решений: HR Platform, где можно хранить файлы корпоративной библиотеки и проводить обучающие тренинги, FestQuest, с помощью которого можно создать квест и пройти его со смартфоном или планшетом, и Event BOX, ориентированный на быстрое создание приложений для офлайн-мероприятий.

Узнать больше об EventPlatform