5 ошибок бухгалтера, из-за которых может погибнуть твой бизнес, и как их не допустить

Любой успешный предприниматель понимает: идеальных сотрудников не существует, и даже роботы могут время от времени ошибаться. Чтобы не потерять деньги, а то и весь бизнес, важно заметить проблему вовремя и исправить ее. Особо дотошным нужно быть в отношении бухгалтерии. В статье рассказываем о самых распространенных бухгалтерских ошибках, к каким последствиям они приводят и как их предотвратить.

Ошибка 1. Устаревшая форма отчета

Последствия: просрочка отчетности и штраф

Правила сдачи отчетов могут меняться несколько раз в год: появляются новые формы отчетности, вносятся изменения в уже существующий порядок сдачи документации. Если бухгалтер не будет внимательным и отправит отчет по образцу прошлого или позапрошлого года, документы просто не примут. В первый раз это может обойтись небольшим штрафом — от 20 до 70 тысяч рублей для организации и от 10 до 20 тысяч для ее должностных лиц (ст. 13.19 КоАП РФ). При повторной просрочке штраф увеличится до 150 тысяч рублей. Точная сумма может меняться в зависимости от документов, по которым зафиксировали просрочку.

Есть два способа не допустить просрочку и штраф из-за устаревшей отчетности.

1. Обеспечь штатного бухгалтера новым официальным софтом с регулярными обновлениями, подпиской на профильные издания и мотивируй повышать квалификацию. Если сотрудник будет в курсе актуальных изменений законодательства, он с меньшей вероятностью напортачит с документами.

Однако такой путь не застрахует тебя от внезапных больничных, увольнений и других рисков.

2. Отдать бухгалтерию на аутсорс. Надежные аутсорсеры сами отвечают за компетенции сотрудников: например, бухгалтеры  сервиса «Главбух Ассистент» повышают квалификацию каждый год и могут подтвердить ее документами. А если сотрудник вдруг заболеет, его быстро заменят. С аутсорсом ты покупаешь услугу, а не человека.

Ошибка 2. Нелицензированная 1С

Последствия: штрафы и утеря данных

Даже самый опытный и надежный сотрудник — всего лишь сотрудник, который может заболеть, уволиться или переехать. Если бухгалтер ведет отчетность в нелицензированной программе 1С, считай, что он не ведет отчетность вообще. Во-первых, это незаконно и может грозить тебе штрафом или уголовным делом. Во-вторых, сторонние серверы не обеспечат надежное хранение данных. Если что-то полетит, восстановить информацию не получится.

Другая проблема — твой бухгалтер ведет всех клиентов в одной базе. Если бизнес небольшой и клиентов немного, это может показаться незначительным. Но с расширением базы ее так или иначе нужно будет приводить в систему, а без 1С сделать это нереально.

Есть три пути не потерять бухучет с концами.

1. Нанять программиста, который разделит базу бухгалтерии. Учитывай, что это сиюминутное решение. Каждый раз вызывать программиста или нанимать его в штат специально для бухгалтера убыточно.

2. Оформить лицензию на 1С и регулярно обновлять программу. Тогда данные не сгорят, а в системе не будет устаревших форм документов.

3. Передать бухгалтерию на аутсорс — там будут работать с новым софтом и техникой и не допустят потери данных. «Главбух Ассистент» гарантирует бесперебойность своей работы, а если что-то случится, то компенсирует убытки в течение суток.

Ошибка 3. Учет вообще не ведется

Последствия: штраф или уголовное дело

По закону все компании, кроме ИП на упрощенной системе налогообложения, обязаны вести бухучет. На карандаше должно быть все от и до: имущество, затраты на производство, активы, запасы материалов, задолженности и прочие манипуляции с деньгами. Все они должны быть подтверждены документами, с которыми раз в год тебе нужно приходить на поклон в налоговую и Росстат.

Многие бухгалтеры ведут только налоговый учет, а бухгалтерский закрывают кое-как. Документы будут выглядеть красиво до первой налоговой проверки — отсутствие бухучета может стоить тебе штрафа или даже уголовки.

Такая же проблема может возникнуть, если в документах нет системы. По закону налоговая имеет право запрашивать отчетность за последние три года работы компании. Поэтому, чтобы избежать штрафа, важно учитывать каждый чек.

Чтобы избежать проблем с налоговой, убедись, что твой бухгалтер ведет учет всей нужной документации в современной программе, или передай бухгалтерию на аутсорс. Надежная компания предлагает сразу комплекс услуг. У сервиса «Главбух Ассистент» бухгалтерский учет — это база, которая доступна даже на самом экономном тарифе.

Ошибка 4. Переплаты по налогам

Последствия: денежные потери

Часто переплаты по налогам встречаются из-за ошибок в учете. Например, бухгалтер не провел списание стоимости материалов на себестоимость, не восстановил НДС с авансов или не учел списанную дебиторскую задолженность. Нюансов много — чтобы не терять деньги, нужна своевременная экспертиза.

Выявить переплату по налогам помогает аудит. В сервисе «Главбух Ассистент» новые клиенты могут получить его бесплатно — специалисты проанализируют твою бухгалтерию, предоставят три подробных отчета и по итогу аудита добьются от налоговой возврата переплат на расчетный счет. Это позволит тебе законно уменьшить НДС, вернуть переплаты и снизить риски налоговых доначислений из-за ошибок в отчетности.

Ошибка 5. Кадровый учет ведется кое-как

Последствия: штраф из трудовой инспекции

От ошибок в этой области бухгалтерии не застрахован никто — работать с людьми вообще очень сложно. Они хотят отдыхать, требуют премии, заболевают перед важными отчетами, просыпаются в пять утра от потопа в квартире или уходят в декрет.

Кадровый учет требует специфических знаний. Чтобы вести его без ошибок, нужен отдельный специалист. Хороший кадровик стоит недешево, но гораздо дороже тебе обойдутся некорректные расчеты. Обиженный сотрудник может легко пожаловаться в трудовую инспекцию, и государство наверняка встанет на его сторону.

Единственный способ гарантированно защитить себя от ошибок с кадровым учетом — отдать бухгалтерию на аутсорс. После аудита тебе подберут команду профессионалов, знакомых со спецификой бизнеса. В любой тариф «Главбух Ассистент» входят бухгалтер, кадровик и юрист. Они приведут документы в порядок, избавят тебя от потенциальных штрафов и подскажут, где можно сэкономить на выплатах, например передать их в Соцстрах.

Реклама
LjN8KSxWu